Messe-Party planen: So wird Ihr Stand zum Treffpunkt

Ein Messetag ist dicht getaktet. Ihre Standbesucher führen von morgens bis abends Gespräche, sammeln Eindrücke und vergessen die meisten davon wieder. Der Abend funktioniert anders. Wer nach Messeschluss an Ihrem Stand bleibt oder zu Ihrer Party kommt, hat Zeit mitgebracht, und in dieser Zeit entstehen die Gespräche, für die tagsüber kein Raum war.

Dazu kommt der Erinnerungseffekt. Monate nach der Messe erinnert sich kaum jemand an ein einzelnes Exponat, aber viele erinnern sich an den Abend, an dem an einem bestimmten Stand gefeiert wurde. Eine gelungene Messe-Party macht Ihren Stand zum Gesprächsthema der Halle, und weil die großen Messen jedes Jahr dieselben Aussteller und Besucher zusammenbringen, trägt dieses Gespräch oft bis zur nächsten Ausgabe.

Für den Abend gibt es im Wesentlichen drei Formate, und diese Wahl bestimmt fast alle weiteren Entscheidungen.

Die Standparty findet direkt auf Ihrer Fläche statt. Sie ist die direkteste Form, weil der Abend die Erinnerung genau dort verankert, wo Ihr Unternehmen tagsüber präsent war. Dafür gelten die Regeln des Messeveranstalters ohne Ausnahme, von der Anmeldung über die Lautstärke bis zur festen Endzeit.

Die externe Location, etwa ein Club, ein Restaurant oder eine Eventfläche in Messenähe, gibt Ihnen freie Hand bei Programm, Lautstärke und Länge des Abends. Dafür müssen Ihre Gäste den Weg dorthin mitgehen, und die Verbindung zu Ihrem Stand ist loser als bei einer Party auf dem Gelände.

Der offizielle Messeabend wird vom Veranstalter selbst organisiert, etwa als Networking-Event für Aussteller und Fachbesucher. Hier treten Sie als Sponsor oder Gastgeber eines Programmpunkts auf, während die Logistik beim Veranstalter liegt. Der Aufwand ist geringer, die Bühne gehört Ihnen allerdings nicht allein.

Wer zum ersten Mal eine Standparty plant, unterschätzt meist die Regeln des Geländes. Messegesellschaften legen üblicherweise fest, wann Veranstaltungen auf den Ständen stattfinden dürfen, wie laut es werden darf und wann die Halle geräumt sein muss. Diese Punkte sollten Sie früh klären:

• Melden Sie die Party beim Veranstalter an, denn Veranstaltungen auf der Standfläche sind in der Regel genehmigungspflichtig und an Auflagen gebunden.
• Klären Sie das erlaubte Zeitfenster und die Endzeit der Halle, bevor Sie Einladungen verschicken.
• Fragen Sie nach den Lautstärke-Regeln, denn auf vielen Geländen gelten Grenzen, solange Nachbarstände noch abbauen, arbeiten oder eigene Veranstaltungen haben.
• Sprechen Sie mit den direkten Nachbarn auf dem Gelände, denn eine angekündigte Party sorgt für Wohlwollen und eine unangekündigte für Beschwerden.
• Planen Sie Auf- und Abbau in die Slots ein, die das Gelände vorgibt, inklusive Anlieferung über die Logistikwege der Halle.
• Denken Sie an Catering, Personal und Reinigung, denn nach Messeschluss gelten auf dem Gelände eigene Zugangsregeln.

Die Details unterscheiden sich von Gelände zu Gelände, deshalb ersetzt keine Checkliste das Gespräch mit der Messegesellschaft. Steht der Rahmen, geht es an den Ablauf, und ein guter Messe-Abend hat meist drei Phasen, die jeweils etwas anderes von der Musik verlangen.

Am Anfang steht der Empfang. Die Gäste kommen direkt vom Messetag, sind müde und wollen zuerst ein Getränk und ein Gespräch. Musik läuft in dieser Phase im Hintergrund, hebt sich vom Geräuschpegel der Halle ab und lässt Unterhaltungen trotzdem zu.

Danach folgt ein Programmpunkt, der den Abend markiert. Das kann eine kurze Begrüßung sein, ein Dank an Kunden und Team oder der Moment, in dem die Band übernimmt. Wichtig ist ein klarer Übergang, damit aus dem Stehempfang ein gemeinsamer Abend wird und niemand den Anfang verpasst.

Die dritte Phase ist die Party. Jetzt darf die Musik führen statt begleiten. Auf einer Messe ist diese Phase oft kürzer als bei einer Firmenfeier, weil die Endzeit feststeht. Umso wichtiger ist es, dass die Musik schnell auf Betriebstemperatur kommt und die Tanzfläche nicht erst nach einer Stunde füllt.

Eine Band muss auf diese Bedingungen eingerichtet sein. Enge Slots verlangen einen Aufbau, der in kurzen Zeitfenstern funktioniert, und ein Set, das ohne lange Anlaufphase auskommt. Lautstärkegrenzen verlangen eine Besetzung, die ihren Sound an die Fläche anpassen kann, ohne dünn zu klingen.

BLAST spielt seit 2002 und hat in dieser Zeit über 500 Events gespielt, darunter Messe-Abende auf der Messe Nürnberg, beim IT-SA Congress Nürnberg und auf der Messe Bremen. Die Nürnberg Messe GmbH und Congress Bremen stehen selbst auf unserer Kundenliste, wir kennen die Abläufe auf einem Messegelände also auch aus Sicht der Veranstalter.

Für die unterschiedlichen Formate spielen wir in flexiblen Besetzungen. Ein akustisches Trio bespielt den Empfang oder eine kompakte Standfläche, BLAST Club bringt sechs Musiker auf mittlere Flächen, und für die große Aftershow steht die volle Besetzung mit neun Musikern, zwei Stimmen und dreiköpfiger Bläsersektion aus Trompete, Saxophon und Posaune auf der Bühne. Wenn der Abend nach dem letzten Song weitergehen soll, übernimmt unser DJ.

Die Planung für Messe-Entertainment beginnt üblicherweise vier bis sechs Monate vor dem Termin, bei großen Messen auch früher. Bands mit Messe-Erfahrung sind zu den großen Terminen früh ausgebucht, und auch die Abstimmung mit dem Veranstalter braucht Vorlauf. Wer das Format, das Zeitfenster und die Musik früh festlegt, hat in den Wochen vor der Messe den Kopf frei für das, was tagsüber am Stand passiert.